La fiche de paie gagne en lisibilité

Au 1er janvier 2018, le bulletin de paie évolue pour faire peau neuve : une nouvelle présentation pour une compréhension améliorée de la répartition des cotisations. Depuis le 1er janvier 2018, la fiche de paie se présente sous un modèle « clarifié ». La loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 et ses décrets d’application rendent obligatoire pour tous les employeurs ce nouveau bulletin. Il était déjà obligatoire depuis 1 an pour les entreprises de plus de 300 salariés. L’objectif annoncé est d’améliorer la lisibilité et la compréhension du bulletin de salaire avec une diminution du nombre de lignes. La présentation plus simple et les libellés plus clairs participent à aider les salariés mais aussi leur employeur à mieux comprendre comment sont réparties les cotisations de chacun. Nouveau classement de cotisations La fiche de paie classe désormais les cotisations selon 5 grandes familles : la santé, les accidents du travail et maladies professionnelles, la retraite, la famille et la Sécurité sociale, ainsi que l’assurance-chômage. Les contributions uniquement réalisées par l’employeur sont également rassemblées sous une seule et unique ligne. Les montants payés par les deux parties, salarié et employeur, sont clairement affichés et tiennent compte des exonérations dont ils bénéficient. En parallèle de cette nouvelle classification, le nom et le numéro de référence des organismes auxquels sont versées les cotisations, comme l’Urssaf, l’AGFF ou l’Agirc, ne sont plus mentionnés. Dématérialisation du bulletin L’employeur a aussi la possibilité de proposer une dématérialisation du bulletin de paie à ses salariés. Certaines obligations doivent cependant être respectées. Ainsi, un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé ou au moment de l’embauche, l’employeur doit informer son salarié des modalités de son droit d’opposition. Le salarié est en droit de refuser cette voie de transmission : l’employeur doit alors fournir le bulletin de paie sous sa version papier. Il est aussi de son devoir de fixer les conditions dans lesquelles il garantit l’intégrité de ce bulletin de paie au salarié, son accessibilité, ainsi que la confidentialité des données. Pour assurer ces deux derniers points, le bulletin ne peut être transmis par e-mail. Les exigences liées à l’instauration d’un bulletin numérique impliquent la mise en place d’un « coffre-fort électronique » accessible au salarié. Au sein de ce stockage sécurisé, la disponibilité des fiches de paie dématérialisées doit être garantie pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Rassurer ses salariés Qu’elle soit sous format papier ou dématérialisée, la nouvelle fiche de paie « clarifiée » apporte son lot de questions de la part des salariés. C’est pourquoi, il est conseillé de communiquer dès que possible sur l’évolution de cette présentation. Il est important pour l’employeur de lever les doutes et ainsi de préserver la confiance de ses employés. Il peut notamment être utile de préciser l’objectif de ce changement, à savoir la clarification, et de rassurer sur le contenu : seule la forme est modifiée. Les modes de calcul des cotisations restent quant à eux inchangés.

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